レンタルサーバーのWADAX 専用サーバーオプション | メール機能 メールアーカイブ Active! vaultについて

・既存のメールシステムへ、アーカイブ機能だけの追加が可能
・高機能スパムフィルタ　Active! hunter　と連携することで、 　スパムメール以外のみを確実にアーカイブすることが可能
・豊富なアーカイブポリシーにより、企業にとって 　必要なメールだけをアーカイブすることが可能
・階層化された管理者機能により、検索ユーザーなどの 　アクセス権限を細かく指定可能

メールアーカイブとは、送受信したすべてのメールを保存する仕組みです。 送受信されるすべてのメールがメールサーバーを通過した時点で自動的にアーカイブされ、 アーカイブされたデータは削除・改ざんすることができません。

いよいよ日本でも平成18年6月に成立した「金融商品取引法」により、経営者は、財務報告に係る内部統制の整備及び運用状況の有効性について評価、報告することが義務付けられました。
これにより、平成20年4月1日以降開始する事業年度から上場会社経営者は「内部統制報告書」を内閣総理大臣へ提出すると共に、公認会計士などによる監査を受ける必要が生じております。

また、こういったコンプライアンス対策以外にも、情報漏洩対策、BCP(事業継続計画)対策、メール全文検索、など、メールアーカイブにはたくさんの導入メリットがあります。

・J-SOX法や、個人情報保護法などのコンプライアンス対策
・情報漏洩対策
・メールデーターのバックアップ(BCP[business continuity plan]対策)
・メール全文検索によるユーザーの利便性の向上

コンプライアンス遵守のツールとしてもメールアーカイブ 法整備に対する対応
2008年4月から施行されたJ-SOX法では、すべてのメールの保存を義務付けてはいません。
しかし、メールアドレス運用における、 監督、監視、抑制、追跡、検閲、証拠能力、などの観点から、重要性に応じて、 アーカイブを行う必要性はあるとされており、 企業としてはすべてのメールをアーカイブすることが、最善の対応方法であると言えます。

保存期間
有価証券報告書及びその添付書類の縦覧期間（５年）を勘案して、それと同程度の期間保存することが妥当と考えられているが、 メールアーカイブのそのほかの導入の目的(データーバックアップなど)に応じて、適切に設定する必要があります。

社内にてやりとりされているすべてのメールを、アーカイブしていることを周知することによって、 ・管理者によっていつでもメールの送受信履歴が確認できる ・自分のPC上で送受信メールや履歴を消しても、アーカイブ側のシステムに保存され、改ざんできないようにセキュリティがかけられている という観点から、私用メール、恣意的情報漏洩への心理的な抑制の効果があります。

データのバックアップとしてのアーカイブ メールアーカイブは、ヒューマンエラーによる、誤削除や、PCの故障によるメールデータの紛失など、メールデータそのもののバックアップとしてご利用いただけます。

いまや電子メールは企業における情報交換の命綱といっても過言ではなく、メールデータ紛失による業務への影響や損害は計り知れません。
しかしながら、管理者が一律でユーザーのメールデータのバックアップを保存するのは難しく、個人の業務として頼らざるを得ません。

そこで、送受信するすべてのメールを保存するメールアーカイブの効果が期待できます。

すべてのメールを横断的に検索可能
昨今、過去のメールを削除するという行為をあまりしないため、メールボックスの量は増加するのみです。

ここで問題になるのが、過去のメールを探す、という行為です。
一般のメーラーには検索機能はあるものもございますが、機能が乏しく、 高度な検索ができません。
また、ユーザー単位でしか検索できないため、管理者が利用者全員のメールを横断的に検索することもできません。

メールアーカイブシステムであれば、送受信されたすべてのメールの中から、高度な検索条件を使った検索が簡単に行えます。